Was können wir tun, damit die Mitarbeiter während der Kurzarbeit das Praxisziel nicht aus den Augen verlieren?

Michaela LückenottoMit Routinen gestärkt aus der Corona-Krise.

Seit Mitte März befinden wir uns im Ausnahmezustand. Fast ist schon eine neue Routine aus der Ausnahme entstanden. Viele Abläufe sind an die Situation angepasst. Doch eignet sich diese Anpassung auch für den langfristigen Praxisablauf? In allen Bereichen gibt es Lockerungen und wir bewegen uns langsam in den alten Zustand zurück. Doch hier kommt die entscheidende Frage: Welche Routine bringt die Praxis zukünftig voran?

Der Praxisalltag läuft im Rahmen der aktuellen Möglichkeiten. Wie entwickelt das Praxisteam gute Gewohnheiten wie Agilität und Kreativität, um individuell zu den stets geänderten Rahmenbedingungen in Aktion zu bleiben? Gute Routinen bewahren die Praxis davor, starr zu werden oder zu lange in der Reaktion zu verharren. Schlechte Routinen oder gar keine Routinen halten die gesamte Praxis ständig in Alarmbereitschaft und in der Reaktion auf äußere Umstände. Die permanente Reaktion auf äußere Einflüsse stresst jedes einzelne Praxismitglied und kosten wertvolle Praxis-Ressourcen, wie Zeit, Material und Image. Jedes Teammitglied reagiert aus der eigenen Perspektive auf die ihm gestellte Situation, meistens mit den besten Absichten. Häufig ist der Blick auf die Situation eher ein Ausschnitt und daher langfristig nicht immer auf das Praxisziel ausgerichtet. Im ungünstigen Fall kommt es zu Uneinigkeiten, die die angespannte Situation noch weiter verschärfen.

Hinzu kommt, dass durch Zeitarbeit, Teilzeit und Schichtdienst nicht immer alle Mitarbeiter zeitgleich in der Praxis sind und notwendige Anpassungen gleichzeitig erfahren. Ein gefühltes Dilemma! Was ist also zu tun, um eine gut funktionierende Informations-Routine zu etablieren, die gleichzeitig aktiv auf das gemeinsame Praxisziel einzahlt?

Wie wäre es mit einem Praxis-Berichts-Konzept? Dieses Berichtskonzept fokussiert auf Lösungen und weniger auf Probleme. Fehler werden gemacht, auch in einer noch so gut organisierten Praxis. Wichtig ist es, wie damit umgegangen wird. Es ist immer erfolgversprechend sich 90% der Zeit mit der Lösung zu beschäftigen und nur 10% mit dem Hindernis. Fordern und fördern sie die Praxismitglieder in diese Richtung zu denken. Jedes Teammitglied wird aufgefordert mitzumachen und sich für das Praxisziel einzusetzen.

Wie wird so eine Berichts-Routine etabliert?

Es fängt beim Praxisinhaber*in an. Ideal ist es, wenn die Praxisführung mit bestem Vorbild vorangeht und das erste und zweite Berichts-Konzept von sich aus an die Teammitglieder ausgibt. Das Konzept basiert auf fünf einfachen Fragen, die an jeden Mitarbeiter in der Praxis digital oder manuell weitergegeben werden:

  1. Zur aktuellen Situation in der Praxis ist folgendes zu sagen…
  2. Unser Praxisziel ist (nach wie vor oder bis zum …)…
  3. Bisher haben wir folgendes erreicht…
  4. Noch zu lösende Aufgaben sind…
  5. Sie unterstützen die Praxis, indem…

Der Praxisinhaber startet und gibt einen Überblick über die aktuelle Situation in der Praxis. Das Konzept erregt wahrscheinlich Aufmerksamkeit. Beobachten Sie, was in der Praxis passiert und wie auf das Berichtskonzept reagiert wird. Geben Sie in der zweiten Woche einen weiteren Bericht an alle Mitarbeiter aus und informieren über den aktuellen Stand in dieser Woche. Je nach Größe der Praxis kann das Berichts-Konzept auch auf die Teamleiter beschränkt sein. In den meisten Fällen kommt das Berichtskonzept gut an. Um daraus eine Routine abzuleiten und den Blick auf die Weiterentwicklung der Praxis zu fördert, ist es wichtig am Ball zu bleiben. Drehen Sie ab der dritten Woche das Konzept um und fordern das Berichtskonzept wöchentlich von den Praxismitgliedern oder Teamleitern ein. (Ändern Sie dafür den Punkt fünf ab: Ich benötige Unterstützung bei…) Sie werden überrascht sein, welche Themen das Team bewegt und wo es notwendig ist anzupassen oder neue Standards zu setzten. Schauen Sie, ob nach drei Monaten eine gute Routine etabliert ist – so lange braucht es im Durchschnitt. Entscheiden sie dann, ob es ausreicht, das Berichts-Konzept auf zwei mal wöchentlich auszurichten. Somit haben Sie immer einen aktuellen Blick auf die Geschehnisse in der Praxis und können in Teambesprechungen Erfolge loben und Entwicklungen unterstützen.

Führen Sie ihr Team aktiv durch die turbulente Zeit und fordern und fördern ganz nebenbei.

Erfolg darf ruhig leicht sein. Wünschen Sie sich Begleitung und Unterstützung in Führungsthemen, dann sprechen Sie mich an. Ich freue mich darauf.

Bis dahin

Ihre Michaela Lückenotto